GTD - resumo (continuação)

Este resumo parece interminável... definitivamente não é uma acção, mas um projecto!

O conceito de projecto no mundo GTD é um bocadinho diferente do que em geral asssociamos ao termo "projecto". Na terminologia GTD, um projecto é tudo aquilo que queremos ter "done"/conseguido e que requer mais do que uma unica acção para ser concretizado. A ideia é distinguir entre uma acção, que é inerentemente individual e associada à execução física de algo (por exemplo comprar, escrever, imprimir, telefonar,...) e um projecto, que não é algo "fazível" mas antes a visão do que se quer concretizar, i.e exprime um "successful outcome". A distinção parece subtil, mas é fundamental, e uma das peças chave da metodologia GTD. Requer contudo alguma disciplina e muita prática, porque nem tudo o que parece uma acção é, ou melhor pode ser, dependendo das circunstâncias particulares. Por exemplo, imaginemos uma situação em que preciso de enviar uma carta a outrem. Se já tiver escrito a carta e colocado num envelope, em princípio irá para a minha lista de acções, provávelmente como "Correio - enviar carta" na categoria @Errand. Se ainda não tiver escrito a carta, deveria ir para a minha lista de projectos, e acções individuais seriam pelo menos escrever a carta e ir ao correio, i.e seria um projecto porque requer mais do que um passo para ser completado. Uma das razões pelas quais esta separação (à primeira vista ridícula) entre projectos e acções funciona tão bem, é porque se adapta ao modo como o nosso cérebro em geral funciona. Voltando ao exemplo anterior, mesmo escrever a carta pode requerer mais acções, se para conseguir fazê-lo precisar de mais informação, fazer alguma pesquisa ou perguntar alguma coisa a alguém, por exemplo... o que acontece é que se por exemplo precisar de perguntar alguma coisa a alguém para terminar a escrita da carta, mas não o tiver conscientemente reconhecido , i.e. se só colocar na minha tasks list "enviar carta" a tendência será não o fazer, ou pelo menos adiar, porque o meu cerebro sabe que não posso fazer aquilo porque me falta informação mas ao mesmo tempo não traduziu essa "sensação" de forma concreta, pelo que o natural será ao ver essa task na minha lista de acções sentir algum desconforto mas não saber porquê... eu sei que parece confuso, mas garanto que funciona assim. Um artigo interessante sobre isso está aqui.


Eu tenho a minha lista de projectos no korganiser (para poder sincronizar fácilmente com o palm - e já agora, desde o ultimo post desta novela GTD o kpilot melhorou imenso e agora está um brinquinho!) e também no kbasket (principalmente pelos icons, devo admitir, mas também porque permite ter sub-baskets associados a cada projecto, onde tenho notas, links para documentos associados ao projecto, ...); o kbasket também permite exportar para html, o que me permite ter a minha lista de projectos no meu browser favorito. Outra das vantagens do kbasket é que me permite ter um arquivo dos projectos concluídos (gosto sempre de ficar com tudo registadinho) e no fim de cada mês passo os projectos concluídos (e os respectivos baskets, caso existam) para este basket onde arquivo tudo reference a cada ano:









4. Review

A revisão é uma componente fundamental do sistema GTD. É engraçado que mesmo revendo quase todos os dias as componentes mais fundamentais (lista de projectos, task lists,..) encontro sempre bastantes coisas para actualizar/corrigir/adicionar durante a revisão semanal, que costumo fazer todas as sextas feiras. Em geral nunca me demora menos de 1 hora, e ja chegou a durar mais de 3 horas, com a pratica torna-se mais eficiente - descobri por experiência que é preciso manter o foco e não deixar o processo de revisão arrastar-se desnecessáriamente, ao mesmo tempo tem que se alocar algum tempo "de qualidade" - definitivamente para mim a revisão é uma actividade de tipo II. Além da revisão semanal, faço uma revisão mensal, mais profunda, no fim de cada mês:








5. Do

A última fase do sistema GTD é o fazer, isto é concretizar as diferentes acções que conduzam à conclusão dos projectos na nossa lista. Uma das diferenças fundamentais do GTD em relação a princípios de time management tradicionais é que o que se faz deve ser escolhido baseado na nossa intuição e com base no i) contexto (o que é possível fazer - por exemplo se estiver num aeroporto há coisas que posso fazer e outras que não) ii) tempo disponível iii) energia e iv) prioridade. Enquanto que tradicionalmente a prioridade é um, senão o único factor a ter em conta ao escolher o que se vai fazer, o que à primeira vista faz sentido, i.e fazer-se aquilo que é mais prioritário na altura, a verdade é que não somos máquinas, e é por isso que esse tipo de sistema acaba por não resultar. Por exemplo, faz mais sentido numa altura em que se está cansado e com pouca energia fazer algo que exija menos recursos mentais/emocionais e não "forçar-se" a fazer algo que até pode ser mais prioritário. É um balanço que exige de facto que se confie na intuição para pesar convenientemente as possibilidades e escolher o que fazer numa determinada altura com a máxima eficiência. Para isso é preciso ter o sistema a funcionar, as listas de projectos e acções actualizadas, para ter uma "pool" adequada de onde escolher o que fazer.
Na categoria do "fazer"/do está definir trabalho, fazer trabalho que aparece e fazer trabalho pré-definido. O fazer trabalho pré-definido implica concretizar as acções e projectos definidos préviamente, e uma parte importante do trabalho própriamente dito consiste em definir conscientemente o que se quer fazer. Nesta era da informação as actividades têm cada vez mais fronteiras ténues e pouco definidas, pelo que definir sábiamente em que consiste exactamente o que se quer fazer é fundamental. Por outro lado, é inevitável que apareçam coisas para fazer que não estejam pré-definidas no sistema e que têm que ser feitas. O segredo está em dosear convenientemente este tipo de trabalho, e não exagerar, porque o estar sempre a apagar fogos pode tornar-se viciante, ao gerar adrenalina e um sentimento de resolver coisas rápidamente, mas por outro lado se em demasia não permite desenvolver projectos a mais longo prazo e que exigem um trabalho mais reflexivo e continuado. Mais uma vez, a chave do fazer é o equilíbrio entre os diferentes tipos de coisas "to get done"

Bom GTD!